Toda sociedad que opera en España tiene la obligación de llevar una serie de libros oficiales. No es un trámite menor: son la base de su contabilidad, el reflejo de las decisiones de sus socios y la primera documentación que piden Hacienda, un banco o un juzgado cuando algo se revisa.
En empresas con matriz extranjera o socios no residentes es habitual encontrar libros desactualizados o sin legalizar, porque el grupo reporta en su propio país y se asume que eso basta. No es así: la filial española debe cumplir con sus propios libros conforme a la normativa española.
Qué son los libros oficiales de una empresa
Son los registros que la ley obliga a llevar a las sociedades para dejar constancia de su actividad económica y de sus decisiones societarias. Se dividen en dos grupos:
- Libros contables, regulados por el Código de Comercio.
- Libros societarios, regulados por la Ley de Sociedades de Capital.
A ellos se suman los libros registro fiscales, que exige la normativa tributaria (principalmente el IVA).
Libros contables obligatorios
Libro Diario
Recoge, día a día y por orden cronológico, todas las operaciones de la empresa. Se admite anotar operaciones agrupadas por periodos no superiores al mes, siempre que el detalle quede en otros registros.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Incluye el balance inicial detallado, los balances de comprobación (con sumas y saldos, al menos trimestralmente), el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Libros societarios obligatorios
Libro de Actas
Todas las sociedades de capital deben llevarlo. En él se recogen los acuerdos de la junta general y del órgano de administración cuando es colegiado (consejo de administración).
Libro registro de socios (SL) o de acciones nominativas (SA)
Refleja quiénes son los socios o accionistas, su participación y cualquier transmisión, así como la constitución de derechos sobre las participaciones o acciones.
Libro registro de contratos con el socio único
Obligatorio en sociedades unipersonales. Recoge los contratos celebrados entre la sociedad y su socio único.
Libros registro fiscales
Además de los anteriores, la normativa del IVA exige llevar, entre otros:
- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión, cuando proceda.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias, cuando proceda.
Las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información), como las grandes empresas o las inscritas en el REDEME, llevan estos libros a través de la sede electrónica de la AEAT, enviando la información casi en tiempo real.
Cómo se legalizan los libros
Desde la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, la legalización es exclusivamente telemática:
- Formato electrónico: los libros deben elaborarse en soporte electrónico. Ya no se legalizan libros en papel en blanco.
- Presentación en el Registro Mercantil: se envían telemáticamente al Registro Mercantil del domicilio social.
- Plazo: dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Para una empresa con ejercicio igual al año natural, el plazo termina el 30 de abril.
- Libros societarios: el libro de actas y los registros de socios o de contratos con socio único se presentan con el contenido del ejercicio. Si no ha habido movimientos, conviene confirmar con el asesor si procede presentarlos en ese ejercicio.
Cuánto tiempo hay que conservarlos
El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante 6 años desde el último asiento. A efectos fiscales, conviene tener en cuenta que Hacienda puede comprobar ejercicios anteriores cuando se compensan bases imponibles negativas o se aplican deducciones generadas en años previos, por lo que en la práctica la documentación suele conservarse más tiempo.
Qué pasa si no están al día
- Sanciones tributarias: la Ley General Tributaria sanciona el incumplimiento de obligaciones contables y registrales. Las multas van desde una cuantía fija hasta un porcentaje de la cifra de negocios en los casos más graves, como no llevar contabilidad o llevar contabilidades distintas.
- Pérdida de valor probatorio: unos libros no legalizados o mal llevados pierden fuerza como prueba ante un juzgado o en una inspección.
- Problemas en operaciones clave: due diligence, ampliaciones de capital, venta de la empresa, financiación bancaria o solicitud del REDEME exigen libros en orden.
- Riesgo para los administradores: una contabilidad deficiente puede tener consecuencias en su responsabilidad, especialmente en situaciones de insolvencia.
Cómo llevarlos al día sin sustos: checklist práctico
✓ Contabilidad actualizada cada mesNo solo a final de año.
✓ Balances de comprobación trimestralesCerrados y revisados, como exige el Código de Comercio.
✓ Actas redactadas y firmadasTras cada junta o consejo.
✓ Libro de socios actualizadoEn cada compraventa, ampliación o pignoración, según la Ley de Sociedades de Capital.
✓ Libros registro de IVA conciliadosCon las autoliquidaciones y con el SII de la AEAT si estás obligado.
! Legalización telemática antes del 30 de abrilSi el ejercicio coincide con el año natural, en el Registro Mercantil.
✓ Copia de seguridadDe los libros legalizados y de sus justificantes.
✓ Filiales de grupos extranjerosConciliación entre la contabilidad española (PGC) y el reporting del grupo.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo tiene que legalizar libros en el Registro Mercantil?
Por lo general, no. Los autónomos llevan libros registro fiscales según su régimen (estimación directa, módulos), pero la legalización en el Registro Mercantil afecta a las sociedades.
¿Puedo llevar la contabilidad de la filial solo con los criterios de la matriz?
No. La sociedad española debe llevar su contabilidad conforme al Plan General de Contabilidad y legalizar sus libros en España, aunque además reporte al grupo con otros estándares.
¿Qué hago si no legalicé los libros de años anteriores?
Es posible regularizar la situación presentándolos fuera de plazo. Cuanto antes se haga, menor es el riesgo ante una revisión.
¿Los libros de actas pueden estar en papel?
Los libros que se presentan a legalización deben estar en formato electrónico desde la reforma de 2013.
¿Tu empresa tiene los libros al día? En GR International Advisors revisamos el estado de los libros oficiales de tu sociedad, regularizamos lo pendiente y nos ocupamos de la legalización cada año, con especial atención a filiales de grupos internacionales. [Solicita una revisión]
La información de este artículo es orientativa. Cada caso requiere un análisis personalizado por parte de un asesor.
Publicado / revisado por:
¡Hola! Soy Gaugeric Piqué Castellà, Socio y Senior Tax Accountant en GR International Advisors. Cuento con más de siete años de experiencia en fiscalidad y contabilidad, habiendo desarrollado mi carrera en grandes firmas antes de incorporarme a GR International Advisors en 2023. Tengo un Máster en Dirección y Administración Financiera por la Universitat de Barcelona y Máster en Fiscalidad por la Universitat Oberta de Catalunya, y desde entonces me dedico a ofrecer asesoramiento fiscal riguroso y actualizado.